Bordrolama, bir işletmenin çalışanlarına ödediği ücretler, maaşlar, primler, ikramiyeler, sosyal yardımlar ve diğer ödemelerin hesaplanması, bordro belgesinin oluşturulması, yasal kesintilerin (vergi, SGK primi vb.) yapılması, ödeme talimatlarının hazırlanması ve ilgili kurumlara gerekli bildirimlerin yapılmasını içeren bir süreçtir. Kısacası, çalışanın hak ettiği ücretin doğru bir şekilde hesaplanıp ödenmesi ve bununla ilgili tüm yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesidir.
 
Bordrolamanın Temel Unsurları:
Brüt Ücret: Çalışanın vergi ve diğer kesintiler yapılmadan önceki toplam ücretidir.
Net Ücret: Çalışanın eline geçen, vergi ve diğer kesintiler yapıldıktan sonraki ücrettir.
Yasal Kesintiler: Çalışanın brüt ücretinden yapılan ve devlete veya diğer kurumlara ödenen kesintilerdir. Bunlar şunları içerebilir:
Gelir Vergisi: Çalışanın gelirinden alınan vergidir.
Sosyal Güvenlik Primi (SGK): Çalışanın sosyal güvenliğini sağlamak amacıyla ödenen primdir. Hem çalışan hem de işveren payı bulunur.
İşsizlik Sigortası Primi: Çalışanın işsiz kalması durumunda desteklenmesi amacıyla ödenen primdir. Hem çalışan hem de işveren payı bulunur.
Damga Vergisi: Ücret bordrosu üzerinden hesaplanan ve devlete ödenen bir vergidir.
Ek Ödemeler: Çalışana yapılan ve brüt ücrete eklenen ödemelerdir. Bunlar şunları içerebilir:
Prim: Çalışanın performansına bağlı olarak verilen ek ödemedir.
İkramiye: Belirli dönemlerde (bayram, yılbaşı vb.) verilen ek ödemedir.
Yol Yardımı: Çalışanın işe gidiş-geliş masraflarını karşılamak için verilen yardımdır.
Yemek Yardımı: Çalışanın yemek masraflarını karşılamak için verilen yardımdır.
Fazla Mesai Ücreti: Çalışanın normal çalışma saatleri dışında yaptığı çalışmalar için ödenen ücrettir.
Bordro Belgesi: Çalışanın ücretini, kesintilerini ve ek ödemelerini gösteren yasal bir belgedir.
Ödeme Talimatları: Çalışanların maaşlarının banka hesaplarına yatırılması için hazırlanan talimatlardır.
Yasal Bildirimler: SGK, vergi dairesi ve diğer ilgili kurumlara yapılması gereken bildirimlerdir (örneğin, Aylık Prim ve Hizmet Belgesi).
 
Bordrolama Süreci:
Bordrolama süreci genellikle aşağıdaki adımları içerir:
Çalışan Verilerinin Toplanması: Çalışanların kişisel bilgileri (ad, soyad, T.C. kimlik numarası, adres vb.), işe giriş tarihleri, maaşları, pozisyonları, izinleri, fazla mesai bilgileri gibi verilerin toplanması.
Ücret Hesaplaması: Çalışanların brüt ücretlerinin, ek ödemelerinin ve yasal kesintilerinin hesaplanması.
Bordro Oluşturulması: Her çalışan için ayrı ayrı ve yasal formatlara uygun olarak bordro hazırlanması.
Ödeme Talimatlarının Hazırlanması: Çalışanların maaşlarının banka hesaplarına yatırılması için ödeme talimatlarının hazırlanması.
Yasal Bildirimlerin Yapılması: SGK, vergi dairesi ve diğer ilgili kurumlara gerekli bildirimlerin yapılması.
Bordro Raporlarının Oluşturulması: İstenilen periyotlarda bordro özet raporları, maliyet analizleri gibi raporların hazırlanması.
Bordro Saklama: Bordro belgelerinin yasal süre boyunca saklanması.
 
Bordrolamanın Önemi:
Yasal Uyumluluk: Bordrolama sürecinin doğru ve eksiksiz bir şekilde yürütülmesi, işletmelerin yasal yükümlülüklerini yerine getirmesini sağlar ve cezai yaptırımlardan kaçınmalarına yardımcı olur.
Çalışan Memnuniyeti: Çalışanların ücretlerinin doğru ve zamanında ödenmesi, çalışan memnuniyetini artırır ve motivasyonu yükseltir.
Doğru Maliyet Hesaplaması: Bordro maliyetlerinin doğru bir şekilde hesaplanması, işletmelerin bütçe planlaması ve karlılık analizleri yapmasına yardımcı olur.
Vergi Avantajlarından Yararlanma: Vergi mevzuatına uygun bordrolama uygulamaları, işletmelerin vergi avantajlarından yararlanmasını sağlar.
İşgücü Yönetimi: Bordro verileri, işgücü maliyetlerinin takibi, personel performansının değerlendirilmesi ve diğer işgücü yönetimi kararları için önemli bilgiler sağlar.
 
Bordrolama Yöntemleri:
İşletmeler bordrolama işlemlerini genellikle şu yöntemlerle yaparlar:
Elle Bordrolama: Küçük işletmelerde, çalışan sayısının az olduğu durumlarda elle bordro hazırlanabilir. Ancak bu yöntem, zaman alıcı ve hata yapma olasılığı yüksek bir yöntemdir.
Excel ile Bordrolama: Daha gelişmiş bir yöntem olmakla birlikte, Excel ile bordrolama da manuel işlem gerektirir ve hata yapma olasılığı yüksektir.
Bordro Programları ile Bordrolama: En yaygın ve en etkili yöntemdir. Bordro programları, bordro işlemlerini otomatikleştirir, hataları en aza indirir ve yasal mevzuata uygunluğu sağlar. Birçok farklı bordro programı bulunmaktadır ve işletmeler ihtiyaçlarına göre birini seçebilirler.
Dış Kaynak Kullanımı (Outsourcing): İşletmeler bordrolama işlemlerini dış kaynak kullanarak da yapabilirler. Bu durumda, bir bordro hizmeti sağlayıcısı işletmenin bordro işlemlerini yönetir. Dış kaynak kullanımı, özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler için maliyet avantajı sağlayabilir ve işletmelerin kendi işlerine odaklanmasına yardımcı olabilir.
 
Sonuç:
Bordrolama, işletmeler için önemli bir süreçtir ve yasal uyumluluk, çalışan memnuniyeti ve doğru maliyet hesaplaması gibi birçok fayda sağlar. İşletmelerin bordrolama işlemlerini doğru ve etkili bir şekilde yapmaları, hem yasal yükümlülüklerini yerine getirmeleri hem de işgücü yönetimi kararlarını daha iyi vermeleri açısından önemlidir.